Gli acquirenti possono considerare i bicchieri monouso da caffè con coperchio come un'attività di documentazione. È opportuno iniziare definendo un percorso di servizio specifico, richiedere la documentazione che identifichi ogni bicchiere e coperchio in base al codice SKU esatto, conservare le dichiarazioni dei fornitori come tali, esaminare i campioni fisici corrispondenti secondo un protocollo scritto dell'acquirente e conservare la documentazione risultante. La presente guida non determina alcun risultato relativo al prodotto.
Iniziate con una breve mappa di ciascun percorso di distribuzione delle bevande utilizzato dall’azienda. Assegnate a ogni percorso un nome semplice, identificate il team operativo o la sede e annotate il punto in cui gli imballaggi vengono selezionati e consegnati. Lo scopo è quello di creare un riferimento coerente per i registri che seguiranno, piuttosto che prevedere l’esito relativo al prodotto.
Conserva questa mappa nel fascicolo del cliente, indicando la data e il nome del titolare. Quando l'azienda introduce un nuovo formato di servizio o modifica un flusso di lavoro esistente, aggiungi una nuova versione anziché sovrascrivere la registrazione precedente. In questo modo si preserva il contesto in cui è stata effettuata la revisione dello SKU.
Creare un elenco di verifica che identifichi ogni codice SKU dei bicchieri e dei coperchi esattamente come compaiono nei registri attuali del fornitore. Richiedere ai fornitori la documentazione relativa ai prodotti associata a ciascun identificativo. Contrassegnare ogni file ricevuto indicando il nome del fornitore, la data di ricezione, il canale di provenienza e il codice SKU indicato nel file.
Il Gamma di bicchieri di carta Papacko può essere utilizzato per individuare le voci candidate relative alle tazze per una richiesta scritta. Il Gamma di coperchi per bicchieri di carta Papacko possono essere esaminati separatamente, in modo che i dati relativi alle tazze e ai coperchi non vengano mescolati tra loro.
Non trasformare la descrizione del catalogo in un risultato della ricerca dell'acquirente. Conservala nel file come informazione fornita dal fornitore fino a quando non sarà documentata la valutazione effettuata dall'acquirente stesso.
Per ogni coppia di prodotti, creare un record contenente lo SKU della tazza, lo SKU del coperchio, la data in cui la coppia è stata sottoposta a revisione e i link o gli allegati relativi alla documentazione fornita dal fornitore. Se un fornitore fornisce una dichiarazione scritta che collega i due identificativi, conservare la dichiarazione nella sua forma originale e contrassegnarla come “dichiarazione del fornitore”.
Il documento dovrebbe inoltre indicare la mappa del percorso di servizio e il protocollo di verifica dell'acquirente applicabili alla coppia. Ciò consente di ottenere un file tracciabile senza presentare la dichiarazione del fornitore come una conclusione dell'acquirente.
Redigere il protocollo di revisione dell’acquirente prima di richiedere o gestire i campioni. Specificare quale scheda di coppia abbinata viene sottoposta a revisione, a quale mappa del percorso di servizio si fa riferimento, chi registra le osservazioni, dove vengono conservate le osservazioni e come vengono datate le modifiche. Utilizzare campi di osservazione neutri in modo che la scheda compilata riporti ciò che l’acquirente ha osservato senza trasformarlo in un’affermazione relativa ad altre operazioni.
Utilizzate la stessa struttura del protocollo per ogni coppia di candidati nello stesso ciclo di revisione. Se un protocollo subisce modifiche, create una revisione datata e indicate a quale versione si riferiscono le rispettive osservazioni. Lo scopo del piano è garantire una tenuta coerente dei registri, non fornire un metodo di valutazione universale.
Documentare il flusso di lavoro interno come una sequenza di ruoli e punti di registrazione. Identificare dove viene selezionato il documento relativo al bicchiere, dove viene selezionato quello relativo al coperchio, chi compila il modulo di osservazione dell’acquirente e dove vengono conservati i materiali datati. Assicurarsi che questo flusso di lavoro sia pratico e specifico per l’organizzazione dell’acquirente.
Quando il flusso di lavoro cambia, aggiorna il record e valuta se una recensione dell’acquirente già esistente richieda una nuova voce datata. Non estendere un record dell’acquirente a un flusso di lavoro diverso solo perché gli identificativi del fornitore non sono cambiati.
Richiedere la documentazione relativa al contatto con gli alimenti che il fornitore associa a ciascuna SKU specifica oggetto di verifica. Conservare ogni documento esattamente come fornito, registrare la data di ricezione e collegarlo alla scheda relativa alla SKU in questione. Un documento del fornitore rimane un documento del fornitore; gli acquirenti devono identificare le fonti giuridiche o normative applicabili alla propria giurisdizione e, se necessario, richiedere un’adeguata consulenza professionale.
Per avere un punto di riferimento in materia di giurisdizione, gli acquirenti possono consultare il Risorse della Commissione europea sui materiali a contatto con gli alimenti. Si tratta di una fonte di riferimento, non di una valutazione del prodotto né di una consulenza legale rivolta a singoli acquirenti.
Prima di passare dalla fase di revisione a una decisione interna in materia di approvvigionamento, verificare che il fascicolo contenga una mappa di percorso datata, i dati esatti relativi agli SKU, i materiali del fornitore, un registro delle coppie abbinate, un protocollo di revisione dell’acquirente, i registri delle osservazioni dell’acquirente e l’indicazione documentata del responsabile della decisione. Se manca un elemento, registrare tale assenza anziché colmare la lacuna con un’ipotesi.
La presente lista di controllo è uno strumento di supporto alla tenuta dei registri. Non serve a classificare i prodotti, approvare un fornitore né determinare un risultato. Un fascicolo dell’acquirente completo e aggiornato offre ai team addetti agli acquisti una base più chiara su cui fondare le proprie decisioni e per eventuali revisioni successive.
Gli acquirenti che desiderano una panoramica più ampia della categoria possono utilizzare il gamma di imballaggi alimentari monouso e il gamma di contenitori per alimenti per individuare ulteriori voci SKU da inserire nel proprio elenco di documentazione. Gli acquirenti che esaminano le categorie di substrati descritte dai fornitori possono inoltre consultare il gamma di imballaggi alimentari compostabili.
Utilizza le pagine dei prodotti come punto di partenza per una richiesta scritta relativa agli SKU. Richiedi la documentazione e i campioni tramite i normali canali di contatto del fornitore, quindi inserisci ogni risposta nel fascicolo dell’acquirente, indicando la data e l’identificativo corrispondenti.
Il presente articolo descrive una procedura di documentazione dell’acquirente relativa ai bicchieri monouso da caffè con coperchio. Esso non valuta, dichiara né sottintende alcuna caratteristica del prodotto, risultato, specifica tecnica, esito dell’abbinamento del prodotto, idoneità, prezzo, termine di fornitura, certificazione o conclusione normativa. I materiali forniti dal fornitore rimangono dichiarazioni del fornitore stesso. Le osservazioni dell’acquirente rimangono specifiche del proprio registro datato.
I requisiti normativi e operativi variano a seconda della giurisdizione e dell’organizzazione. Spetta agli acquirenti individuare le fonti e la consulenza professionale pertinenti alla propria situazione. Nessuna parte del presente articolo sostituisce tale attività.
Creare una mappa del percorso di servizio datata che indichi il percorso operativo specifico dell’acquirente e identifichi il team o la sede responsabile della registrazione. Utilizzare tale mappa come riferimento nelle successive registrazioni relative agli SKU e ai campioni.
Ove possibile, conservare ogni articolo nella sua forma originale. Annotare il fornitore, la data di ricezione, il canale di approvvigionamento e l'esatto codice SKU indicato sul materiale, in modo che chi effettuerà una verifica successiva possa risalire alla fonte.
L'utilizzo di identificatori distinti semplifica la revisione del file degli acquirenti e riduce il rischio di confondere un record di fornitore con un altro. Il record delle coppie abbinate mostra quindi quali identificatori sono stati esaminati insieme.
Dovrebbe indicare la scheda della coppia abbinata con la data, la mappa del percorso a cui si fa riferimento, le persone che hanno registrato le osservazioni, l’ubicazione della scheda e il metodo di controllo delle date utilizzato per le revisioni.
Registrare l'assenza nella scheda dell'acquirente e richiedere le informazioni per iscritto. Non sostituire un documento di provenienza mancante con un'ipotesi o una descrizione generica tratta dal catalogo.
Aggiungere una voce datata ogni volta che l’acquirente riceve nuovo materiale dal fornitore, modifica la mappa del percorso o il protocollo di revisione, oppure prende una decisione in materia di approvvigionamento. Conservare le registrazioni precedenti in modo che il fascicolo mantenga la cronologia delle revisioni.
