Selezionare i contenitori per il pranzo da asporto attraverso un percorso di menu documentato, registrazioni precise dei codici SKU, campioni corrispondenti e test controllati dall’acquirente. I nomi delle categorie e le descrizioni nominali non costituiscono prova di idoneità.
Prima che un acquirente selezioni qualsiasi SKU di contenitore per il pranzo, il contesto operativo deve essere documentato per iscritto. Iniziate elencando ogni voce del menu che verrà inserita all’interno di un contenitore per il pranzo durante un periodo di servizio definito. Registrate il nome della voce, il suo metodo di preparazione e il punto del flusso di lavoro in cui viene inserita nel contenitore. Una porzione di pollo alla griglia preparata in una cucina centrale e trasportata a una sede satellite segue un percorso diverso rispetto a un’insalata preparata su ordinazione presso il punto vendita. Entrambi i percorsi devono essere mappati separatamente.
Documentare il percorso fisico che ogni scatola riempita dovrà compiere. Annotare se le scatole vengono impilate in vassoi di trasporto, inserite singolarmente in sacchetti di consegna o consegnate direttamente oltre il bancone. Registrare il numero di fasi di movimentazione tra il riempimento e il momento in cui il consumatore finale apre la scatola. Ogni fase è una variabile che influisce sul formato di scatola di cui un acquirente dovrebbe richiedere dei campioni, e non si dovrebbero formulare ipotesi sull’idoneità finché tale mappatura non sia completa.
Indicare il tempo di permanenza tra il riempimento e il consumo per ciascun percorso. Un contenitore riempito alle 11:30 e consumato alle 12:00 nella mensa di un luogo di lavoro segue una tempistica diversa rispetto a un contenitore riempito alle 08:00 e consegnato in un cantiere alle 13:00. Entrambe le tempistiche devono figurare nel registro dei percorsi dell’acquirente prima che venga compilata qualsiasi lista ristretta di SKU.
Prendere nota delle condizioni ambientali lungo ciascun percorso. Un furgone refrigerato, una borsa termica non isolata e un espositore da banco aperto rappresentano ambienti distinti. Registrare queste condizioni come fatti osservati, non come ipotesi, e allegarle alla mappa del percorso come documento con nome specifico, in modo che possano essere consultate durante le discussioni con i fornitori.
Infine, registra l’interazione con il consumatore finale. Il consumatore riscalda la confezione, la apre immediatamente o trasferisce il contenuto in un altro recipiente? Ogni scenario rappresenta una variante separata del percorso e deve essere documentato come tale. La mappa del percorso completata diventa il documento di riferimento in base al quale viene verificata ogni fase successiva del processo di acquisto.
Una volta definite le mappe dei percorsi, l’acquirente richiede a ciascun fornitore candidato un elenco formale degli SKU. L'elenco degli SKU deve essere fornito per iscritto e deve includere, come minimo, il codice prodotto interno del fornitore, le dimensioni esterne dichiarate, la designazione del volume interno dichiarata, il tipo di coperchio o chiusura associato a tale SKU, il substrato dichiarato o la composizione del materiale e il paese di produzione.
Non accettare una pagina di catalogo o uno screenshot di un sito web in sostituzione di una documentazione scritta relativa agli SKU. Una pagina di catalogo può essere modificata senza preavviso. Una documentazione scritta relativa agli SKU, datata e firmata o formalmente confermata dal fornitore, costituisce un punto di riferimento tracciabile. Richiedere al fornitore di confermare per iscritto se ogni SKU presente nell’elenco sia un articolo di produzione corrente o un articolo realizzato su ordinazione, e se le specifiche siano cambiate nei dodici mesi precedenti.
Confronta ogni SKU con le mappe dei percorsi compilate nella fase precedente. Per ogni percorso, individua quali SKU il fornitore indica come idonee. Chiedi al fornitore di specificare per iscritto le motivazioni di tale scelta. Conservare la designazione scritta del fornitore insieme alla mappa del percorso. Se il fornitore si rifiuta di fornire una designazione scritta, registrare tale rifiuto e considerarlo come un fattore nella decisione di approvvigionamento.
Qualora un fornitore offra una gamma di formati di confezioni sotto un unico nome di famiglia di prodotti, richiedere che a ciascuna variante all’interno di tale famiglia venga assegnato uno SKU distinto. Gli SKU raggruppati o a livello di famiglia rendono impossibile risalire a quale articolo specifico sia stato valutato, ordinato o sia stato oggetto di un reclamo. Insistere sulla granularità a livello di SKU prima di procedere con le richieste di campioni.
Conservare tutti i dati relativi agli SKU in un file dedicato ai fornitori. Gestire il controllo delle versioni di ciascun dato, in modo che qualsiasi modifica futura alle specifiche possa essere identificata rispetto alla versione che è stata valutata. Questa disciplina costituisce la base per una documentazione di approvvigionamento difendibile.
Il meccanismo di chiusura di un contenitore per il pranzo è un elemento specifico delle specifiche tecniche e deve essere documentato separatamente dal corpo del contenitore. Richiedere a ciascun fornitore una descrizione scritta del tipo di chiusura associato a ogni SKU presente nella rosa dei candidati. I tipi di chiusura possono includere linguette ripiegabili, coperchi a scatto, alette a incastro, SKU di coperchi separati o coperchi incernierati integrati. Ciascun tipo deve essere indicato con precisione nella documentazione scritta del fornitore.
Chiedere al fornitore di confermare per iscritto se il coperchio o il componente di chiusura sia prodotto dalla stessa azienda che produce il corpo della scatola, oppure se provenga da un terzo. Se è coinvolto un terzo, richiedere il nome di tale terzo e chiedere se il corpo della scatola e la chiusura siano stati testati insieme come un unico insieme. Conservare la risposta scritta del fornitore.
Richiedere le tolleranze dimensionali relative all’interfaccia della chiusura. Il fornitore dovrebbe essere in grado di indicare l’intervallo dimensionale accettabile entro il quale la chiusura è progettata per funzionare come specificato. Se il fornitore non è in grado di fornire tali informazioni per iscritto, segnalare tale lacuna nel registro degli appalti.
Qualora esista un codice articolo (SKU) separato per il coperchio, assicurarsi che tale codice sia riportato insieme al codice articolo del corpo della scatola in ogni documento. Una valutazione del corpo della scatola effettuata senza il coperchio previsto costituisce una valutazione incompleta. L’abbinamento tra il codice articolo del corpo della scatola e quello del coperchio deve figurare esplicitamente nella richiesta di campioni, nel verbale di valutazione e nell’ordine di acquisto.
Se il fornitore offre più opzioni di coperchio per un singolo codice articolo (SKU) del corpo della scatola, documentare ogni abbinamento come combinazione separata. Non dare per scontato che tutti i coperchi offerti per un determinato corpo della scatola siano stati valutati insieme. Richiedere al fornitore una conferma scritta delle combinazioni che sono state sottoposte a qualsiasi forma di valutazione interna o da parte di terzi e conservare tale conferma.
Una valutazione dei campioni effettuata sotto il controllo dell’acquirente costituisce l’unica base affidabile per una decisione di approvvigionamento. Prima di richiedere i campioni, è necessario preparare un piano di valutazione scritto. Il piano deve indicare il numero di unità da richiedere per ciascuna combinazione di SKU, i nomi delle persone che effettueranno la valutazione, le condizioni in cui essa avrà luogo e i criteri in base ai quali verranno registrate le osservazioni.
Richiedere campioni che corrispondano esattamente agli SKU riportati nella revisione degli SKU. Non accettare articoli sostitutivi o descritti come equivalenti. Se il fornitore non è in grado di fornire campioni dello SKU esatto, prendere nota di tale impossibilità e considerarla come un fattore da valutare nella decisione relativa all’approvvigionamento.
Effettuare la valutazione utilizzando le voci di menu e i percorsi di servizio documentati nella fase di mappatura dei percorsi. Valutare ciascuna combinazione di SKU in condizioni che rispecchino il contesto operativo effettivo dell'acquirente. Registrare le osservazioni per iscritto al momento della valutazione, non a posteriori. Ogni osservazione deve essere attribuita a un valutatore identificato e a una specifica combinazione di SKU.
Conservare tutti i campioni fisici provenienti dalla valutazione, contrassegnati con il codice SKU, il nome del fornitore, la data di ricezione e la data di valutazione. La conservazione dei campioni fisici consente di procedere a un riesame qualora sorgesse una controversia dopo l’effettuazione di un ordine. Stabilire un periodo minimo di conservazione per i campioni fisici e documentare tale periodo nel piano di valutazione.
Una volta completata la valutazione, redigere una sintesi scritta che riporti quali combinazioni di SKU sono state valutate, quali osservazioni sono state formulate e quali combinazioni l'acquirente intende portare avanti nella fase di approvvigionamento. Condividere tale sintesi con il fornitore e richiedere una conferma scritta che i campioni valutati corrispondano alle specifiche di produzione. Conservare tale conferma.
Documentare il flusso di lavoro interno che regolerà le modalità di ricezione, stoccaggio, assemblaggio, riempimento, chiusura e spedizione o distribuzione dei contenitori per il pranzo. Ogni fase di questo flusso di lavoro rappresenta un punto in cui un contenitore potrebbe essere trattato in modo diverso rispetto alle condizioni in cui è stato valutato, e tali differenze devono essere identificate e gestite.
In fase di ricevimento, definire una procedura scritta per il controllo delle consegne in entrata rispetto al codice SKU dell’ordine di acquisto. La procedura deve specificare chi effettua il controllo, cosa viene verificato e come vengono registrate le discrepanze. Una consegna che non corrisponda al codice SKU ordinato deve essere messa in quarantena e segnalata al fornitore prima che entri nel magazzino operativo.
Nella fase di stoccaggio, documentare le condizioni in cui saranno conservati i cartoni prima dell'uso. Registrare il luogo di stoccaggio, la disposizione degli impilamenti ed eventuali misure di controllo ambientale in atto. Se le condizioni di stoccaggio differiscono da quelle indicate nella documentazione del fornitore, prendere nota della differenza e richiedere al fornitore un chiarimento scritto per verificare se le specifiche indicate rimangano applicabili.
In fase di assemblaggio e riempimento, documentare la sequenza delle operazioni e gli strumenti o le attrezzature utilizzate. Se si utilizzano attrezzature di riempimento, registrare il modello dell'attrezzatura e le relative impostazioni. Se il riempimento viene effettuato manualmente, descrivere la procedura in modo sufficientemente dettagliato da consentire a un nuovo membro del personale di seguirla senza ambiguità.
Nella fase di spedizione o di servizio, documentare le modalità con cui le scatole riempite vengono trasferite al consumatore finale o a un veicolo di consegna. Registrare qualsiasi imballaggio utilizzato per raggruppare o proteggere le scatole riempite durante questa fase. Conservare il documento relativo al flusso di lavoro e aggiornarlo ogni volta che il processo operativo subisce modifiche. Un flusso di lavoro che non riflette più la prassi effettiva costituisce un elemento di rischio in caso di controversie o verifiche.
Ogni codice articolo (SKU) relativo a contenitori per il pranzo che entra nella catena di approvvigionamento di un acquirente deve essere corredato della documentazione relativa al contatto con gli alimenti. Richiedete tale documentazione al fornitore prima di effettuare qualsiasi ordine. Non accettate garanzie verbali o dichiarazioni generiche in merito alla conformità. La documentazione deve essere specifica per il codice articolo (SKU) oggetto dell’ordine.
La documentazione deve includere una dichiarazione di conformità rilasciata dal produttore o da un soggetto responsabile nella catena di approvvigionamento. La dichiarazione di conformità deve indicare i materiali o le sostanze specifici utilizzati nel prodotto, le normative o i quadri normativi in materia di contatto con gli alimenti in base ai quali viene dichiarata la conformità, nonché il nome e l’indirizzo del soggetto che la rilascia. Conservare il documento originale, non una sintesi o una parafrasi.
Per gli acquirenti che operano nell’Unione europea o che riforniscono tale mercato, il quadro normativo di riferimento relativo ai materiali a contatto con gli alimenti è gestito dalla Commissione europea. Gli acquirenti dovrebbero consultare il Risorse della Commissione europea sui materiali a contatto con gli alimenti per comprendere i requisiti di documentazione applicabili al proprio contesto. Questa risorsa fornisce indicazioni autorevoli sugli obblighi che si applicano ai materiali destinati a venire a contatto con gli alimenti.
Richiedere eventuali rapporti di prova di supporto in possesso del fornitore relativi allo SKU. Chiedere al fornitore di confermare per iscritto se i rapporti di prova si riferiscono allo specifico SKU oggetto dell’ordine o a una categoria di materiali più ampia. Se i rapporti si riferiscono a una categoria più ampia, chiedere al fornitore di confermare per iscritto che lo specifico SKU rientri nell’ambito di applicazione di tali rapporti.
Stabilire un programma di conservazione della documentazione. La documentazione relativa al contatto con gli alimenti deve essere consultabile per tutta la durata dell’utilizzo del prodotto da parte dell’acquirente e per un periodo definito successivo a tale data. Registrare il periodo di conservazione nel fascicolo del fornitore e assegnare la responsabilità della gestione del fascicolo a una persona specificatamente designata.
La seguente lista di controllo riassume la documentazione e le fasi procedurali che un acquirente deve completare prima di emettere un ordine di acquisto per qualsiasi codice prodotto (SKU) relativo a contenitori per il pranzo. Ciascuna voce della lista di controllo deve essere contrassegnata come completata solo dopo che il documento o la conferma corrispondente è stato ricevuto, esaminato e archiviato.
Sono state completate e archiviate le mappe di percorso per tutte le linee di servizio interessate. Ciascuna mappa di percorso include le voci del menu, i punti di preparazione, le fasi di lavorazione, i tempi di permanenza, le condizioni ambientali e le note relative all'interazione con il consumatore finale.
Elenco scritto degli SKU ricevuto da ciascun fornitore candidato. Ogni scheda SKU include il codice prodotto, le dimensioni, la designazione del volume, il tipo di chiusura, il substrato, il paese di fabbricazione e lo stato di produzione. È stato applicato il controllo delle versioni.
È stata ricevuta la documentazione relativa alle chiusure per ciascuna combinazione di SKU. Sono stati indicati il tipo di chiusura, è stata confermata l'identità del produttore, è stato segnalato il coinvolgimento di terzi, sono state registrate le tolleranze dimensionali e sono stati documentati gli abbinamenti di SKU.
È stato redatto e depositato il piano di valutazione scritto. Il piano include i quantitativi dei campioni, i nomi dei valutatori, le condizioni di valutazione e i criteri di osservazione.
I campioni sono stati ricevuti e la loro corrispondenza con lo SKU documentato è stata confermata. I campioni fisici sono stati conservati ed etichettati. La valutazione è stata condotta in condizioni rappresentative del percorso. Le osservazioni sono state registrate per iscritto da valutatori identificati. Il riepilogo della valutazione è stato condiviso con il fornitore e ne è stata ricevuta conferma scritta.
È stata documentata la procedura operativa relativa alla ricezione, allo stoccaggio, all’assemblaggio, al riempimento, alla chiusura e alla spedizione o all’assistenza. La procedura è stata verificata alla luce dei criteri di valutazione e sono state rilevate alcune discrepanze.
Documentazione relativa al contatto con gli alimenti ricevuta per ogni SKU. Dichiarazione di conformità esaminata e archiviata. Rapporti di prova di supporto esaminati e ambito di applicazione confermato per iscritto dal fornitore. Stabilito il programma di conservazione dei documenti e assegnate le relative responsabilità.
Tutte le comunicazioni con i fornitori vengono conservate in un fascicolo dedicato, provvisto di data e con controllo delle versioni. Non si fa affidamento su alcun impegno verbale in assenza di conferma scritta.
Gli acquirenti che hanno completato le fasi di mappatura del percorso e di revisione degli SKU descritte nella presente guida sono ora in grado di avviare un coinvolgimento strutturato con i fornitori. Papacko offre una gamma di formati di imballaggi alimentari in diverse categorie di substrati e ogni prodotto è disponibile con documentazione a livello di SKU a supporto del processo di acquisto qui descritto.
Per scoprire i modelli disponibili di contenitori per il pranzo e per alimenti, visita il sito gamma di contenitori per alimenti. Questa sezione del catalogo Papacko presenta le schede dei singoli prodotti, che possono essere utilizzate come base per una richiesta scritta di codice articolo (SKU).
Gli acquirenti che desiderano avere una panoramica più ampia delle opzioni disponibili in materia di imballaggi alimentari monouso in diverse categorie di formati possono consultare il Panoramica sugli imballaggi alimentari monouso. Questa risorsa è pensata per aiutare gli acquirenti che stanno pianificando più percorsi di servizio e hanno bisogno di individuare gli SKU idonei tra più tipologie di prodotti.
Per gli acquirenti i cui percorsi di consegna comprendono sia bevande che prodotti alimentari, il gamma di bicchieri di carta e il relativo gamma di coperchi per bicchieri di carta consentire che le richieste di documentazione a livello di SKU relative agli imballaggi delle bevande siano presentate alle stesse condizioni previste per gli imballaggi degli alimenti.
Gli acquirenti i cui criteri di approvvigionamento includano categorie di substrati descritte dai fornitori come compostabili dovrebbero consultare il gamma di imballaggi alimentari compostabili e applicare lo stesso processo di documentazione e valutazione dei campioni descritto nella presente guida. Le richieste di documentazione a livello di SKU e le valutazioni dei campioni gestite dall’acquirente si applicano in modo uguale a tutte le categorie di substrati.
Per presentare una richiesta formale di documentazione relativa agli SKU o per organizzare l'invio di campioni, contattare direttamente Papacko tramite la pagina del prodotto di riferimento. Tutte le richieste devono essere presentate per iscritto e devono riportare i codici SKU specifici individuati durante la fase di verifica degli SKU da parte dell'acquirente.
Il presente articolo fornisce indicazioni sul processo di acquisto relativo all’approvvigionamento di contenitori per il pranzo da asporto. Descrive una sequenza strutturata di fasi: mappatura del percorso, revisione degli SKU, documentazione di chiusura, valutazione dei campioni, documentazione relativa al flusso di lavoro di gestione, documentazione relativa al contatto con gli alimenti e compilazione della checklist di approvvigionamento. Non fornisce raccomandazioni sui prodotti, dichiarazioni sulle prestazioni né risultati applicabili a un contesto di acquisto specifico.
Ogni osservazione, specifica e dichiarazione formulata nel corso di una procedura di appalto deve essere verificata dall’acquirente sulla base della documentazione fornita dal fornitore. Il presente articolo non sostituisce tale verifica. Spetta agli acquirenti accertarsi che la documentazione ricevuta dai fornitori sia accurata, aggiornata e applicabile agli specifici SKU oggetto dell’ordine.
I requisiti normativi e documentali applicabili agli imballaggi destinati al contatto con gli alimenti variano a seconda della giurisdizione e possono subire modifiche nel tempo. È responsabilità degli acquirenti individuare i requisiti applicabili al proprio contesto e garantire che il proprio processo di approvvigionamento sia conforme a tali requisiti. I riferimenti ai quadri normativi contenuti nel presente articolo sono forniti a titolo puramente orientativo e non costituiscono una consulenza legale o in materia di conformità.
Le fasi del processo di acquisto descritte in questo articolo costituiscono un quadro di riferimento generale. I singoli acquirenti potrebbero dover adattare tale quadro in modo che rispecchi il proprio contesto operativo, la natura del proprio menu e delle proprie modalità di servizio, nonché i requisiti dei propri sistemi di gestione della qualità. Tale adattamento dovrebbe essere documentato, in modo che il processo effettivo dell’acquirente rimanga tracciabile.
Un acquirente dovrebbe preparare una mappa del percorso scritta per ogni percorso di servizio distinto prima di effettuare qualsiasi richiesta di campioni. La mappa del percorso dovrebbe riportare le voci del menu interessate, il punto in cui ciascuna voce entra nella scatola, il numero di fasi di movimentazione tra il riempimento e il consumo, il tempo di permanenza, le condizioni ambientali lungo il percorso e l’interazione con il consumatore finale. Questo documento costituisce il riferimento in base al quale vengono definite le condizioni di valutazione dei campioni e in base al quale viene valutata qualsiasi proposta da parte del fornitore relativa a una SKU idonea. La mappa del percorso deve essere datata, archiviata e aggiornata ogni volta che il processo operativo subisce modifiche.
Un fornitore deve fornire, per iscritto, il codice interno del prodotto, le dimensioni esterne dichiarate, la designazione del volume interno dichiarata, il tipo di chiusura associato a tale SKU, il substrato dichiarato o la composizione del materiale, il paese di produzione e la conferma se lo SKU sia un articolo di produzione corrente o un articolo realizzato su ordinazione. L’acquirente dovrebbe inoltre richiedere la conferma se le specifiche siano state modificate nei dodici mesi precedenti. Tutte queste informazioni devono essere soggette a controllo di versione e conservate nel fascicolo del fornitore.
Il meccanismo di chiusura è un elemento specifico delle specifiche tecniche che influisce sul funzionamento del prodotto assemblato nel contesto operativo dell’acquirente. Una valutazione del corpo della scatola senza la chiusura prevista è una valutazione incompleta. La documentazione separata relativa al tipo di chiusura, al suo produttore, all’eventuale coinvolgimento di terze parti, alle tolleranze dimensionali e all’abbinamento specifico con il codice SKU garantisce che il verbale di valutazione dell’acquirente rifletta l’effettivo assemblaggio che verrà ordinato e utilizzato. Inoltre, crea una documentazione tracciabile nel caso in cui insorgano reclami o controversie dopo l’effettuazione dell’ordine.
Il piano di valutazione deve essere redatto per iscritto prima di richiedere i campioni. Esso deve indicare il numero di unità da richiedere per ciascuna combinazione di SKU, i nomi delle persone che condurranno la valutazione, le condizioni in cui si svolgerà la valutazione e i criteri in base ai quali verranno registrate le osservazioni. Le osservazioni devono essere redatte per iscritto al momento della valutazione, attribuite a un valutatore identificato per nome e collegate a una specifica combinazione di SKU. I campioni fisici devono essere conservati, etichettati e mantenuti per un periodo definito. Dopo la valutazione, è necessario condividere una sintesi scritta con il fornitore e ottenere una conferma scritta.
L’acquirente dovrebbe richiedere una Dichiarazione di conformità specifica per lo SKU ordinato. La dichiarazione deve indicare i materiali o le sostanze utilizzati, i quadri normativi in base ai quali viene dichiarata la conformità, nonché il nome e l’indirizzo dell’ente emittente. L’acquirente dovrebbe inoltre richiedere eventuali rapporti di prova a supporto e chiedere al fornitore di confermare per iscritto se tali rapporti si riferiscono allo specifico SKU o a una categoria di materiali più ampia. Se i rapporti si riferiscono a una categoria più ampia, il fornitore deve confermare per iscritto che lo specifico SKU rientri nel loro ambito di applicazione. Tutta la documentazione deve essere conservata per un periodo definito sotto la responsabilità di una persona designata.
La procedura di ricevimento merci dell’acquirente deve specificare chi effettua l’ispezione, quali elementi vengono verificati rispetto allo SKU dell’ordine di acquisto e come vengono registrate le discrepanze. Qualsiasi consegna che non corrisponda allo SKU ordinato deve essere messa in quarantena prima di entrare nel magazzino operativo. La discrepanza deve essere segnalata per iscritto al fornitore e la risposta scritta di quest’ultimo deve essere conservata nel fascicolo del fornitore. L’acquirente non deve utilizzare le scorte messe in quarantena fino a quando la discrepanza non sia stata risolta per iscritto e la risoluzione non sia stata documentata. Questa procedura deve essere inclusa nel documento relativo al flusso di lavoro di gestione e rivista ogni volta che il processo di ricevimento subisce modifiche.
