Gli acquirenti possono verificare i sacchetti di carta destinati al settore della ristorazione tramite mappe dei percorsi datate, registrazioni precise dei codici SKU, documentazione dei fornitori, campioni corrispondenti, note di osservazione degli acquirenti e fascicoli di approvvigionamento conservati. La presente guida descrive esclusivamente le modalità di tenuta dei registri e non determina alcun risultato relativo al prodotto.
Crea una scheda identificativa per ogni percorso di consegna a domicilio utilizzato dall’azienda. Indica il team o la sede responsabile del percorso, la data di creazione della mappa e il percorso del file. La mappa fornisce alle schede successive un riferimento comune senza anticipare il risultato finale del prodotto.
Elencare ogni sacchetto di carta candidato in base al codice SKU esatto del fornitore. Richiedere i documenti che il fornitore associa a tale identificativo, conservarli nella loro forma originale e registrare il fornitore, la data e il canale di provenienza. Il gamma di imballaggi alimentari monouso può essere utilizzato come punto di partenza per una richiesta scritta di SKU.
Creare una scheda acquirente per ogni set di campioni fisici. Collegare la scheda allo SKU del fornitore, alla mappa di percorso datata e ai materiali di origine. Tenere separate le dichiarazioni del fornitore dalle osservazioni dell’acquirente, in modo che un revisore successivo possa ricostruire come è stato compilato il fascicolo.
Prima di registrare le osservazioni, redigere un breve protocollo. Indicare il nome del registro dei campioni, i responsabili delle annotazioni, il luogo di conservazione del registro e una procedura di revisione datata. Applicare la stessa struttura di osservazione per tutto il ciclo di revisione e conservare le versioni precedenti ogni volta che il protocollo subisce modifiche.
Documentare il flusso di lavoro dell’acquirente come una sequenza di ruoli e azioni relative ai file. Identificare dove vengono inseriti gli SKU candidati, dove vengono conservati i materiali dei fornitori, chi registra le osservazioni e chi è responsabile della decisione di approvvigionamento. Se il flusso di lavoro cambia, aggiungere una revisione datata anziché modificare un record dell’acquirente già completato.
Richiedere i materiali a contatto con gli alimenti che il fornitore associa a ciascun codice SKU specifico. Conservare l’articolo fornito nel fascicolo, registrare la data di ricezione e collegarlo alla scheda del codice SKU. Gli acquirenti devono individuare le fonti normative o regolamentari pertinenti alla propria giurisdizione. Il Risorse della Commissione europea sui materiali a contatto con gli alimenti costituisce un punto di riferimento, non una conclusione definitiva né una consulenza legale.
Prima di prendere una decisione relativa all'approvvigionamento interno, verificare la presenza di una mappa del percorso, dei dati esatti relativi agli SKU, dei materiali dei fornitori, di un documento relativo ai campioni, delle note di osservazione dell'acquirente e dell'indicazione del responsabile della decisione con la data. Registrare le informazioni mancanti come lacune, anziché sostituirle con ipotesi.
Per una ricerca più ampia per categoria, gli acquirenti possono consultare contenitori per alimenti, bicchieri di carta, coperchi per bicchieri di carta, e imballaggi alimentari compostabili. Considerare le informazioni presenti nella pagina del prodotto come punto di partenza per una richiesta scritta e conservare ogni risposta ricevuta nel fascicolo dell'acquirente.
Il presente articolo descrive una procedura di documentazione per l'acquirente. Esso non valuta, dichiara né implica alcuna caratteristica del prodotto, risultato del prodotto, specifica tecnica, carico, capacità, esito della manipolazione, comportamento del materiale, certificazione, prezzo, termine di fornitura o conclusione normativa. I materiali forniti dal fornitore rimangono dichiarazioni del fornitore stesso, mentre le osservazioni dell'acquirente rimangono specifiche dei registri datati dell'acquirente.
Creare una mappa del percorso di ritiro con indicazione della data, specificando l’attività dell’acquirente e il team o la sede responsabile.
Ove possibile, conservateli nella loro forma originale e annotate il fornitore, la data di ricezione, il canale di provenienza e il codice SKU esatto.
La presenza di registrazioni separate semplifica la tracciabilità di ogni osservazione relativa all’acquirente fino all’identificativo esatto del fornitore e alle materie prime di provenienza.
Indicare il nome del record campione, i titolari delle osservazioni, l’ubicazione del record e il metodo di controllo delle date per le revisioni.
Registra l'assenza e richiedi le informazioni mancanti per iscritto, anziché basarti su supposizioni.
Aggiungere una voce con data quando arriva un nuovo articolo da un fornitore, quando cambia il flusso di lavoro o quando viene presa una decisione interna in materia di approvvigionamento.
