




Les acheteurs peuvent examiner les dossiers relatifs aux sacs en papier destinés à la restauration à l'aide de plans de tournées datés, de registres précis des références produits, de documents fournis par les fournisseurs, d'échantillons correspondants, de notes d'observation des acheteurs et de dossiers d'approvisionnement conservés. Ce guide décrit uniquement les procédures de tenue des registres et ne détermine en rien les résultats concernant les produits.
Créez une fiche nominative pour chaque itinéraire de livraison utilisé par l'entreprise. Indiquez l'équipe ou le site responsable de l'itinéraire, la date de création de la carte et l'emplacement du fichier. La carte sert de référence commune pour les fiches ultérieures, sans pour autant préjuger du résultat final du produit.

Répertoriez chaque sac en papier candidat en indiquant la référence exacte du fournisseur. Demandez les documents que le fournisseur associe à cette référence, conservez-les dans leur format d'origine et notez le nom du fournisseur, la date et le canal d'approvisionnement. Le gamme d'emballages alimentaires jetables peut servir de point de départ pour une demande écrite de référence produit.
Créez une fiche acheteur pour chaque lot d'échantillons physiques. Associez cette fiche à la référence du fournisseur, au plan de route daté et aux matières premières. Veillez à bien distinguer les déclarations du fournisseur des observations de l'acheteur afin qu'un vérificateur ultérieur puisse retracer la manière dont le dossier a été constitué.

Rédigez un bref protocole avant de consigner vos observations. Précisez le nom du dossier d'échantillon, les personnes chargées de prendre les notes, l'emplacement du dossier et une méthode de révision datée. Appliquez la même structure d'observation tout au long du cycle d'évaluation et conservez les versions antérieures chaque fois que le protocole est modifié.

Documentez le flux de travail propre à l’acheteur sous la forme d’une séquence de rôles et d’actions sur les dossiers. Identifiez à quel moment les références candidates sont saisies, où les documents des fournisseurs sont conservés, qui consigne les observations et qui est responsable de la décision d’approvisionnement. Si le flux de travail évolue, ajoutez une révision datée plutôt que de modifier un dossier d’acheteur déjà complété.

Demandez au fournisseur de vous fournir les documents relatifs aux matériaux destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires correspondant à chaque référence (SKU) précise. Conservez le document fourni dans le dossier, consignez sa date de réception et associez-le à la fiche de référence (SKU). Les acheteurs doivent identifier les ressources juridiques ou réglementaires applicables dans leur propre juridiction. Le Ressource de la Commission européenne sur les matériaux destinés à entrer en contact avec les denrées alimentaires Il s'agit d'un élément d'information, et non d'une conclusion concernant un produit ni d'un conseil juridique.
Avant de prendre une décision d'approvisionnement en interne, vérifiez la présence d'une fiche de routage, des références SKU exactes, des documents fournis par le fournisseur, d'un dossier d'échantillons, des notes d'observation de l'acheteur et du nom du responsable de la décision avec la date. Consignez les informations manquantes comme des lacunes plutôt que de les remplacer par des hypothèses.

Pour une recherche plus large sur une catégorie, les acheteurs peuvent consulter contenants d'emballage alimentaire, gobelets en papier, couvercles de gobelets en papier, et emballages alimentaires compostables. Considérez les informations figurant sur la page du produit comme un point de départ pour une demande écrite et conservez chaque réponse reçue dans le dossier de l'acheteur.
Cet article décrit un processus de documentation destiné aux acheteurs. Il n’évalue, n’énonce ni ne sous-entend aucune caractéristique du produit, aucun résultat lié au produit, aucune spécification technique, aucune charge, aucune capacité, aucun résultat d’utilisation, aucun comportement du matériau, aucune certification, aucun prix, aucune condition de livraison ni aucune conclusion réglementaire. Les informations fournies par les fournisseurs restent des déclarations de ces derniers, et les observations des acheteurs restent propres aux dossiers datés de ces derniers.
Élaborer un plan d'action daté indiquant le nom de l'activité de l'acheteur ainsi que l'équipe ou le site responsable.
Conservez-les dans leur état d'origine dans la mesure du possible et indiquez le nom du fournisseur, la date de réception, le canal d'approvisionnement et la référence exacte.
La création d'enregistrements distincts permet de retracer plus facilement chaque observation d'un acheteur jusqu'à l'identifiant exact du fournisseur et aux matières premières correspondantes.
Indiquez le nom de l'enregistrement de l'échantillon, les responsables de l'observation, l'emplacement de l'enregistrement et la méthode de contrôle des dates pour les révisions.
Consignez l'absence et demandez les informations manquantes par écrit, plutôt que de vous baser sur des suppositions.
Ajoutez une entrée datée lorsqu'un nouvel article fournisseur arrive, que le processus évolue ou qu'une décision interne d'approvisionnement est prise.